La mayoría de vosotros seguro que ha reservado horarios para reuniones de la manera tradicional: vía email o llamada. A veces, programar una reunión lleva más tiempo que la reunión misma.
Esta es la razón por la que se desarrolló el software de calendar. Estas herramientas te permiten organizar reuniones de forma más rápida y eficaz. Una de esas aplicaciones con una sólida reputación en la programación de citas es Calendly.
El proceso está automatizado, se comunica con varios calendarios y programas, y también puede programar tantas reuniones como desees con el plan de membresía.
Pero, eso no es todo… te vamos a hablar de una opción mucho mejor: Calendar 365. Las diferencias entre ambos son numerosas.
Calendario 365:
La mejor alternativa de Calendly para los usuarios de Dynamics 365 es Calendar 365. Es un complemento que se incorpora con Dynamics 365.
Como resultado, todas las características y funcionalidades de Calendar 365 estarán disponibles para el CRM. La gestión del calendario no requiere una herramienta separada.
Esto sugiere conectar la aplicación de calendario a tu CRM sin pagar por un software adicional de terceros. Es mucho más seguro y fácil.
El objetivo principal del Calendario de Dynamics 365 es programar reuniones. El enlace de la reunión se puede enviar a cualquier usuario de CRM o CRM. También pueden programar una reunión contigo haciendo clic en esta página.
Viene con diferentes tipos de calendario. El calendario de recursos se muestra primero, lo que ayuda con la gestión de recursos y las actividades relacionadas con los recursos.
Comprenderás mejor las actividades actuales y los recursos vinculados a ellas. La administración de las hojas también forma parte de ella.
El otro es el calendario del cliente. Con la ayuda de este calendario, puede ver todo el ciclo de vida de las ventas.
Se puede ver cualquier registro, junto con las actividades asociadas. Hay muchos filtros disponibles para ayudarte a construir diferentes planes y ofrecer consejos inteligentes a tu equipo.
Como resultado, el departamento de ventas puede planificar su agenda utilizando clientes potenciales y las tareas asociadas, mientras que el marketing seguirá teniendo su enfoque.
Por lo tanto, Calendar 365 es la mejor alternativa a Calendly.
¿Por qué los usuarios de Dynamics 365 prefieren Calendar 365 a Calendly?
Al igual que otros usuarios de Dynamics 365 CRM, puedes tener problemas frecuentemente al utilizar Calendly, ya que, su primer y mayor desafío será integrar el CRM con Calendly.
Deberás comprar plugins de terceros para la integración. Como resultado, el costo de la integración aumenta, además del plan premium que ofrece Calendly.
En segundo lugar, cuando lo utilizas, Calendly sirve como una herramienta adicional. Es posible que ya estés utilizando varias herramientas, por lo que se puedes encontrar problemas al usarlas simultáneamente.
Estos dos grandes desafíos se pueden superar mediante el uso de Calendar de Dynamics 365. No hay gasto ningún adicional porque el plugin está vinculado con Dynamics 365.
Integra cada una de sus funcionalidades con el CRM. Por lo tanto, puedes usarlo sin tener que utilizar un programa separado.
Con la función de programación de citas específica de Calendar 365, obtienes un enlace de reserva compartido. Los usuarios que no son de CRM también pueden programar las citas.
Cómo funciona la función de programación de citas en Calendar 365:
Antes de permitir que tus clientes o posibles clientes programen una cita, debes determinar tu disponibilidad.
Tus horas de trabajo y libres se pueden agregar al calendario de 365 días. Debido a que las horas son variables, puedes elegir diferentes horarios de trabajo para varios días de la semana.
Una vez que hayas establecido las horas disponibles, Calendar 365 generará un enlace para compartir. Puedes compartir este enlace con tu equipo, así como con clientes actuales y potenciales.
La URL es accesible tanto para usuarios de CRM como para los que no son de CRM.
Los distintos tipos de llamadas se ordenan después de crear el enlace. Debes preguntarles qué tipo de llamada será para poder calcular cuánto durará.
Cualquier persona con acceso a tu enlace de reserva podrá elegir entre varios tipos de llamadas para elegir. En función del estilo y duración de la llamada que elijan, genera franjas horarias con dicha información.
Si un usuario selecciona una llamada de demostración durante 30 minutos, se muestran los intervalos de tiempo de 30 minutos. Estos se generan en función de las horas de trabajo que ingresó.
Para programar una cita, los clientes pueden seleccionar entre varias ventanas de tiempo. La hora de la reunión se anota en el calendario y se envía una confirmación por correo electrónico a ambas partes.
Puedes planificar un tiempo intermedio entre llamadas para prepararte para la siguiente llamada o tomar un descanso.
Razones por las que las empresas necesitan un software de programación de citas:
Tradicionalmente, la programación de llamadas con los clientes requería una gran cantidad de correos electrónicos por ambas partes, convirtiéndose en un proceso lento y tedioso.
Las empresas deben satisfacer las necesidades de sus clientes actuales y potenciales. Un calendario de Dynamics 365 es una excelente opción para que las empresas programen citas con clientes actuales o nuevos. La función de programación facilita el procedimiento.
Principales beneficios del complemento Calendario de Dynamics 365:
– Mantenga sus horarios de reunión diferentes:
Muchas sesiones deben cancelarse o posponerse porque los invitados tienen otras reuniones concertadas. Este tipo de circunstancias son comunes para muchos trabajadores. Solo las preocupaciones de programación requieren una nueva fecha para las sesiones.
Pero, ¿qué sucede si descubres en el calendario que el invitado que ha especificado que estará ocupado con otra reunión?
Como resultado, el organizador será informado de que el miembro asiste a otra reunión, pudiendo verificar su disponibilidad y reprogramar reuniones para evitar tener que cancelarlas en el último minuto.
– Ahorrar tiempo:
La creación de tareas y su asignación a los diferentes miembros del equipo se simplifican con un plugin del calendario de Dynamics.
Puedes arrastrar y soltar las especificaciones a medida que el calendario muestra los datos de CRM. Las reuniones y las tareas se pueden codificar por colores para que coincidan con los proyectos. Encontrar lo que estás buscando se simplifica visualmente.
Debido a su integración con el CRM, Dynamics 365 Calendar simplifica la actualización o el cambio del estado de las tareas. Por lo tanto, puedes actualizar el estado de un trabajo desde el calendario una vez que lo completes, y el CRM también se actualizará.
– Cumple una serie de criterios:
Los departamentos de una empresa operan de múltiples maneras. Esto sugiere que tienen necesidades diferentes.
Por ejemplo, el equipo de ventas puede tener necesidades diferentes a las de los equipos de marketing o desarrollo. Los ajustes basados en el tipo de usuario son esenciales para aprovechar al máximo el calendario.
El plugin de calendario tiene funciones que ayudan a crear entidades de acuerdo con sus requisitos.
Por ejemplo, mientras que el equipo de desarrollo podría necesitar requisitos como pruebas y diseño, el equipo de ventas podría necesitar una lista de clientes potenciales y clientes actuales.
Compatible con dispositivos móviles:
El software de planificación diaria actual debe funcionar también en dispositivos móviles, puesto que es posible que los miembros del equipo deban abandonar el lugar de trabajo para teletrabajar.
Sería más sencillo para ellos si la aplicación de calendario del teléfono funcionara, y esto es totalmente compatible con Calendar 365, pues podrán anotar eventos futuros como reuniones o tareas, y modificarlos desde su móvil o Tablet en cualquier momento.
– Compartir calendario:
La planificación de reuniones con varios invitados puede tomar tiempo porque debemos tener en cuenta los horarios de todos los participantes.
Planificar una reunión después de confirmar los horarios de todos requiere tiempo, y, para evitar esto, puedes compartir calendarios con colegas usando el plugin de Calendar, sin la necesidad de esperar a que los destinatarios de la invitación confirmen si están disponibles o no en ese momento.
En Singular Consulting somos conscientes de que tener todas las reuniones, citas y eventos organizados en un único lugar, resulta imprescindible para que esta tarea se realice de manera rápida y efectiva por parte de todo el equipo.
Si quieres que respondamos a tus dudas, nuestro equipo estará encantado de atenderte.